Empat Cara Menyampaikan Keputusan Sulit Kepada Karyawan

Redaksi

6 years ago

Dalam sebuah organisasi, tidak semua pengambilan keputusan dapat disetujui oleh semua pihak. Bahkan terkadang keputusan tersebut dapat berubah menjadi konflik dalam perusahaan, padahal sebagai seorang manajer kita harus memberikan informasi yang benar kepada tim tentang hal itu.

Ini bisa terjadi di semua tempat kerja dan bagi karyawan yang punya posisi biasa-biasa saja. Karena keputusan yang dibuat oleh jajaran manajemen merupakan kata terakhir tentang suatu masalah, dan mungkin itu bukan sesuatu yang diinginkan oleh organisasi. Seperti misalnya bagaimana kita mesti menyampaikan kepada tim tentang PHK, pengurangan tunjangan, rencana merger dan reorganisasi perusahaan, pembatalan promosi atau pengurangan uang lemburan ?
Keputusan seperti ini sering kali merupakan hal yang paling sulit, untuk dijelaskan oleh seorang manajer. Seringkali keputusan tersebut mungkin adalah yang terbaik untuk organisasi, meski tidak disukai oleh para karyawan.

Jadi bagaimana cara kita menyampaikan berita yang tidak diharapkan itu kepada tim? Jawabannya ada tiga: ringkas, jujur dan berempati. Meskipun tidak mudah untuk melakukan hal itu, tetapi bersikap jujur dan menghormati rekan kerja adalah tindakan terbaik.

Berikut adalah beberapa cara yang dapat dilakukan, untuk membantu mencapai hasil yang lebih baik bagi semua pihak yang terlibat:

1.Mempersiapkan Diri Sebaik Mungkin

Diskusikan keputusan itu dengan para supervisor kita sebelum disampaikan kepada tim. Periksalah pertanyaan-pertanyaan yang mungkin akan diajukan oleh tim kita tentang informasi tersebut, dan siapkan respons yang akan kita berikan. Siapkan juga dokumen-dokumen penting yang mungkin diperlukan seperti lembar fakta, bagan dan lain-lain. Pastikan bahwa materi itu dirancang secara jelas dan sederhana agar mudah dipahami.

Selain itu kita juga perlu meluangkan waktu untuk bersama dengan tim, ketika mereka menghadapi perubahan itu. Tentukan kapan dan di mana sebaiknya berita itu disampaikan. Lakukan hal itu dengan manusiawi. Kemudian ajaklah tim untuk minum kopi bersama di luar kantor. Ada baiknya untuk merekam kejadian itu dengan kamera video, karena bahasa tubuh dan isyarat non-verbal dapat mempengaruhi reaksi orang lain. Kita juga harus menyampaikan berita tersebut dengan tenang, percaya diri, apa adanya dan berempati. Kita berharap tim mau menanggapinya dengan baik.

2.Menjunjung Tinggi Keputusan

Kita mesti tetap tenang saat menyampaikan keputusan dari manajemen kepada tim. Jangan tunjukkan sikap bertentangan dengan pilihan organisasi yang tidak kita setujui. Tunjukkan rasa hormat terhadap mereka yang telah membuat keputusan itu. Biarkan tim mengetahui bahwa banyak hal telah dipertimbangkan sebelum pilihan itu dibuat. Sampaikan bahwa pembuat keputusan telah mempertimbangkan berbagai pilihan sebelum memutuskan yang terbaik untuk perusahaan.

Jika tim menyadari bahwa kita tidak setuju dengan pilihan itu, katakan saja sejujurnya. Kita bisa mengatakan bahwa hal itu bukan pilihan kita, tetapi manajemen yang memutuskan. Tegaskan pula bahwa kita dan tim akan melakukan yang terbaik untuk menjalankan perubahan ini. Juga katakan bahwa jajaran manajemen tetap terbuka terhadap saran dan masukan, saat kita bersama tim menjalani prosesnya.

3.Menyampaikan Keputusan dengan Jelas

Sampaikan keputusan itu sejelas mungkin sehingga tim tidak merasa bingung. Sebisa mungkin, berikan fakta-fakta ketika menjelaskan alasan di balik setiap keputusan, yang diberikan beserta dampaknya di masa datang. Jika detail keputusan itu belum pernah dibicarakan atau diberikan kepada kita oleh manajemen, atau kita tidak memiliki kebebasan untuk menjelaskannya saat ini,. Katakan saja apa adanya.Tunjukkan bahwa kita akan terus mencari jawabannya ketika situasinya terus berkembang.

Katakan kepada tim bahwa kita siap menjawab semua pertanyaan mereka. Berikan jaminan kepada mereka tentang hal tersebut. Orang umumnya akan mengambil hal yang terburuk jika sudah tidak ada pilihan yang lain. Berikan mereka perspektif yang bermanfaat dan umpan balik yang positif. Berikan wawasan berdasarkan pada fakta yang sebenarnya. Jika ada hal-hal yang tidak pasti saat ini,berikan mereka semua informasi yang kita miliki, dan jelaskan rinciannya jika informasinya sudah tersedia.

4.Menetapkan Tujuan

Setelah keputusan itu dibuat, jangan biarkan semua anggota tim kebingungan ketika melakukannya. Katakan terus terang dan bersikaplah terbuka tentang apa yang akan kita lakukan. Jelaskan bahwa kita tidak mengharapkan karyawan melakukan hal-hal lain, setelah keputusan itu dikeluarkan. Kita mungkin saja berpikir bahwa mereka akan mendebat terus atau menyebarkan rumor yang tidak perlu.

Berikan batasan yang jelas tentang respon yang kita kehendaki. Wajar jika para karyawan pasti ingin menentang keputusan yang tidak populer. Jangan sampai kita tidak dapat menjawab pertanyaan atau menawarkan jaminan, gara-gara tidak memiliki fakta atau wewenang. Katakan terus terang jika kita tidak memiliki jawaban. dan jelaskan bahwa kita akan menghubunginya lagi setelah ada perkembangan baru.

Tidak ada seorangpun yang ingin menjadi pembawa kabar buruk apalagi keputusan yang ditentang banyak orang. Tetapi terkadang cara terbaik untuk menangani hal itu saat kita tidak memiliki kekuatan guna mengubahnya, adalah dengan mengikuti arus. Ditambah dengan sedikit keberuntungan, pada akhirnya kita akan mendapatkan kesempatan untuk menyajikan fakta dan umpan balik baru untuk mengubah situasi tersebut.

Sumber.foto : qz.com/lawdonut.co.uk