Memilih Metode Pengukuran yang Sesuai sebagai Pendukung KPI

Performance Management

Sebelum mendefinisikan seperti apa KPI (Key Performance Indicators)  Anda, mari kita  lihat terlebih dahulu apa yang disebut KPI dan apa yang bukan.   Sebuah KPI merupakan suatu ukuran aktivitas – biasanya disebut metrik, yang mengungkapkan bagaimana suatu bisnis atau tim  sedang berjuang untuk mencapai sasaran-sasarannya.   Jadi aktivitas itu berkaitan dengan sasaran yang ingin dicapai oleh perusahaan.  

KPI adalah metrik yang paling kritikal/penting, paling menentukan,  yang mengukur keberhasilan suatu aktivitas tertentu yang  digunakan untuk meraih keberhasilan sasaran bisnis.   Pengukuran dilakukan terhadap suatu target tertentu atau pembanding (benchmark), dengan menambahkan situasi/konteks dimana aktivitas yang diukur itu terjadi.  Sedangkan pengertian metrik adalah pengukuran suatu tindakan/aktivitas seseorang ataupun karyawan.

Lantas apa yang bukan KPI?   Apabila pengukuran terhadap aktivitas atau metrik tidak secara langsung memengaruhi tercapainya sasaran bisnis, maka dia bukan KPI, dia hanya sekadar metrik.  Tidak setiap pengukuran memiliki bobot yang sama, karena itu tidak semua metrik adalah KPI.  Mungkin contoh metrik yang paling ekstrim tapi tidak memengaruhi sasaran organisasi adalah lamanya para karyawan menghabiskan waktu bersama keluarga masing-masing dalam sebulan.  

Apakah kalau mereka hanya sedikit menggunakan waktu untuk keluarganya, otomatis meningkatkan kontribusinya bagi perusahaan?  Belum tentu.   Sebaliknya kalau mereka menggunakan banyak waktu bagi keluarga apakah otomatis kontribusinya ke perusahaan menjadi berkurang?  Belum tentu juga.

KPI menjadi penting karena dia membuat karyawan, baik individu maupun kelompok menjadi fokus pada bisnis perusahaan.  KPI menyatukan tim Anda untuk mencapai sasaran yang sama – tapi hanya kalau KPI tersebut didefinisikan secara jelas dan mudah dipahami.

Memang  mudah membicarakan gagasan yang muluk-muluk tentang suatu KPI, tetapi  itu tentu saja berbeda-beda tergantung  pada setiap perusahaan.  Untuk mengidentifikasi KPI yang tepat pada bisnis Anda memang diperlukan waktu untuk mendiskusikan, baik antara bawahan dengan atasan maupun pihak HR.  Lima menit tentu saja tidak cukup.

Menentukan KPI untuk Bisnis Anda

Kita akan membahas secara lebih spesifik pada tulisan ini, tapi untuk mempermudah mendefinisikan KPI adalah dengan cara memilih metrik yang memiliki dampak langsung pada sasaran organisasi secara keseluruhan.  Cara paling mudah adalah memulainya  dengan menanyakan dua pertanyaan:

· Apa yang ingin Anda capai (Sasaran utama Anda)? dan 

· Bagaimana Anda tahu bahwa hal itu telah dicapai? (Apa indikator terbaik dari kesuksesan?)

Empat Panduan Mendefinisikan KPI

Ketika mendefinisikan KPI untuk bisnis, maka berikut adalah empat panduan yang perlu diingat:

1. KPI jelas bervariasi antara perusahaan satu dengan perusahaan yang lain dan akan terus berkembang pada masing-masing perusahaan dengan berlalunya waktu, karena setiap tahun target perusahaan dapat berubah.  Dua faktor akan secara signifikan memengaruhi KPI mana yang paling penting bagi bisnis: 1) adalah model bisnis Anda, dan 2) adalah tahapan dari pertumbuhan usaha.  Meskipun KPI berbeda dari perusahaan satu dengan perusahaan yang lain, tetapi Anda dapat membandingkan dengan industri sejenis dan mencari inspirasi tentang apa yang mungkin dapat diadopsi.  

2. KPI dapat dikelompokkan ke dalam tiga tipe: KPI seluruh bisnis/perusahaan, KPI departemen/tim, dan KPI individu.  Metrik lain yang juga perlu diperhatikan adalah Metrik Pendukung.  Ini bukan KPI, tetapi pengukuran terhadapnya akan melengkapi KPI, sesuai dengan konteksnya. 

3. KPI  harus dibatasi dalam hal kuantitas/jumlahnya.  Agar tim Anda dapat fokus dan bersatu maka diperlukan adanya beberapa KPI – idealnya satu KPI yang penting bagi keseluruhan bisnis, beberapa KPI yang relevan untuk berbagai departemen dan individu.  KPI departemen dan individu harus relevan dengan  KPI bisnis.

4. KPI dapat dikualifikasikan.  Pakem/aturan ini antara lain dilihat dari kepentingannya (apakah KPI ini penting? Apakah KPI ini relevan?), potensi perbaikan (apakah KPI ini memberi peluang untuk melakukan perbaikan), dan otoritas/wewenang (apakah Anda memiliki wewenang atau cara untuk memperbaiki KPI ini?)  Dengan menanyakan hal-hal ini, Anda akan dapat menentukan apakah sebuah metrik layak menjadi KPI bagi bisnis Anda.  

Contoh KPI

Berikut adalah beberapa saja contoh KPI  untuk membantu Anda memulai untuk mendefinisikan KPI Anda sendiri.

· KPI Bisnis: Pendapatan berulang (pembelian kembali) per bulan dibandingkan dengan sasaran/rencana

· KPI Departemen:Jumlah kunjungan tim marketing ke klien per bulan dibandingkan dengan sasaran

· KPI Individu: Pengunjung yang baru dibandingkan dengan pengunjung yang kembali lagi

Setelah KPI ditentukan dan disetujui oleh pimpinan, ada baiknya hal itu dikumandangkan ke seluruh perusahaan.  Data KPI dikumpulkan tetapi tidak diumumkan, akan kurang bermanfaat.  KPI harus transparan dan berlaku pada setiap orang.  KPI si A dibuka ke semua orang, KPI si B diumpetin, ini yang tidak boleh.   

Buatlah KPI Anda Dapat Diakses Oleh Setiap Orang di Dalam Bisnis

Sebuah laporan tentang Mushroom Management, gaya manajemen tertutup dimana manajer menyembunyikan kondisi terakhir kinerja organisasi, menyatakan bahwa: 

· Lebih dari  80% karyawan ingin agar pimpinan mereka mengungkapkan lebih jauh informasi dan data tentang bisnis

· Satu dari empat karyawan memiliki atau tahu seseorang  yang memiliki informasi, keluar perusahaan karena kurangnya transparansi  tentang arah perusahaan dan kinerja

· Lebih dari  50% karyawan mengatakan bahwa lebih banyak informasi dan data dibagikan akan memiliki dampak positif terhadap produktivitas dan kinerja

Statistik bercerita banyak hal.  Jika anggota tim tidak memiliki visibilitas terhadap sasaran bisnis dan kinerja (dalam hal ini adalah KPI), mana mungkin Anda dapat berharap mereka akan fokus melakukan eksekusi yang akan mencapai sasaran perusahaan? 

Buatlah KPI Anda Mudah dan Enak Digunakan

Tidak ada orang yang berminat menggali lebih dalam ke dalam pengolah data (spreadsheet) mencoba mengidentifikasi dan mengartikan angka-angka (kecuali Anda seorang analis).   KPI Anda harus mudah dipahami oleh orang di dalam organisasi Anda  yang bukan merupakan seorang ahli data atau analis data.  Itulah sebabnya KPI harus dibuat sederhana.  

Salah satu cara mengomunikasikan data secara manusiawi adalah dengan  mengambil  hanya yang paling penting, metrik yang dapat diterapkan - KPI Anda -  dan dipajang di layar monitor TV besar di kantor.    Dashboard TV hidup adalah pilihan yang baik,  bukan hanya karena dapat menyampaikan data dengan sebenarnya, tapi juga karena orang lain ingin melihat KPI Anda.   

Jadi buatlah semudah mungkin bagi tim Anda untuk melakukan tindakan dengan cara menentukan dan mengomunikasikan metrik terpenting dalam bisnis Anda – KPI Anda.    Jika Anda ingin KPI itu muncul dalam dashboard, sudah ada aplikasi yang dapat memudahkannya, salah satunya  Geckoboard. (Eko W)

Sumber/foto : geckoboard.com/linkedIn.com