Mengenal Analisis Jabatan

Organization Development

Bagaimanakah menempatkan karyawan agar mereka dapat dimanfaatkan secara maksimal bakat dan ketrampilannya ? Bagaimana menentukan kebutuhan karyawan baru di organisasi?  Bagaimana membuat ukuran kinerja dan standar kerja? Bagaimana mengidentifikasi jabatan dan menyiapkan rencana untuk mengisinya dengan personel?  Semua pertanyaan tersebut dapat dijawab secara efektif melalui analisis jabatan yang tepat dan menyeluruh.

Analisis jabatan adalah suatu eksplorasi/penjelajahan secara sistematis, penelitian dan pencatatan tentang tanggungjawab, tugas-tugas, keterampilan, akuntabilitas, lingkungan kerja dan persyaratan kemampuan untuk mengisi suatu jabatan/pekerjaan tertentu.  Analisis  jabatan juga termasuk penentuan secara relatif pentingnya suatu tugas, tanggungjawab, keterampilan fisik dan emosional  untuk jabatan tertentu.  Semua faktor itu menentukan apa yang disyaratkan oleh suatu jabatan/pekerjaan dan apa yang harus dimiliki karyawan agar dapat melaksanakan pekerjaan secara baik.

Proses analisis jabatan meliputi investigasi mendalam dengan tujuan untuk mengendalikan keluaran (output), yakni pekerjaan dilakukan dengan baik.  Proses ini bermaksud membantu untuk menemukan apa yang dipersyaratkan pada suatu departemen dan apa yang harus dilakukan calon karyawan.  Proses ini juga untuk menentukan hal-hal yang berkaitan dengan suatu jabatan, seperti judul jabatan,  lokasi/tempat, ringkasan jabatan, tugas-tugas yang termasuk di dalamnya, kondisi kerja, kemungkinan risiko dan mesin yang digunakan, alat kerja, perlengkapan dan bahan  yang digunakan oleh karyawan  maupun calon yang akan direkrut.   

Namun dalam proses investigasi bukan hanya terbatas untuk menentukan faktor-faktor tersebut saja.  Hal itu juga untuk mendapatkan kualifikasi manusia yang diperlukan dalam mengemban jabatan.  Termasuk di dalamnya adalah tingkat pendidikan, pengalaman, pengambilan keputusan, pelatihan, inisiatif, keterampilan memimpin, keterampilan fisik, keterampilan komunikasi, tanggungjawab, akuntabilitas, karakteristik dan emosi.  Faktor-faktor tersebut berbeda-beda tergantung pada tipe, tingkat senioritas, industri dan risiko yang menyertai jabatan.   

Pentingnya Analisis Jabatan

Rincian yang dikumpulkan lewat analisis jabatan memainkan peran penting untuk mengendalikan keluaran (output) pada jabatan tertentu. Penentuan keberhasilan suatu jabatan tergantung pada analisis jabatan yang tidak bias, tepat dan menyeluruh. Analisis jabatan juga membantu dalam merekrut orang yang tepat pada jabatan tertentu.  Tujuan utama melakukan proses menyeluruh ini adalah untuk menciptakan dan mengembangkan kesesuaian  antara jabatan dengan orang.

Analisis jabatan juga membantu manajer HR menentukan paket penggajian dan tunjangan tambahan serta insentif untuk suatu posisi jabatan tertentu.   Analisis jabatan berkontribusi efektif untuk menilai kebutuhan pelatihan dan kinerja dari karyawan yang sekarang sedang  menjabat.  Proses analisis jabatan menjadi dasar untuk mendesain dan mengembangkan kebijakan dan strategi untuk memenuhi sasaran dan tujuan organisasi.   

Namun, analisis terhadap suatu jabatan tidak menjamin bahwa para manajer atau organisasi akan mendapatkan keluaran yang diinginkan.  Sesungguhnya pengumpulan dan pencatatan informasi untuk jabatan tertentu melibatkan beberapa kerumitan.  Apabila informasi tentang jabatan tidak akurat dan dicek setiap waktu, karyawan tidak akan dapat melaksanakan tugasnya secara baik. Yang sering terjadi adalah karyawan melakukan lebih banyak tugas-tugas, sementara yang dicatat oleh atasannya hanya sebagian saja.  Ini yang kemudian menimbulkan salah persepsi dari atasan.

Selama para manajer tidak menyadari apa yang dikerjakan atau apa yang diharapkan untuk dilakukan dari karyawan, waktu dan tenaga yang dialokasikan untuk melakukan analisis jabatan menjadi sia-sia.  Karena itu melakukan analisis jabatan harus mencari informasi sebanyak-banyaknya dari karyawan tentang apa saja yang dilakukan, baik secara kualitas maupun kuantitas. 

Investigasi yang menyeluruh dan tidak bias atau penelitian tentang suatu jabatan tertentu adalah baik bukan saja bagi para manajer tetapi juga karyawan.  Para manajer tahu siapa dan mengapa mempekerjakan karyawan.  Mereka dapat mengisi posisi dengan orang yang tepat.    Sebaliknya karyawan yang sudah ada dapat mengetahui  apa dan bagaimana mereka seharusnya bekerja dan apa keluaran yang diinginkan.   Jadi analisis jabatan menciptakan kesesuaian antara jabatan dengan orang  yang mendapat amanah.

Proses Analisis Jabatan

Identifikasi Maksud dari Analisis Jabatan: Setiap proses adalah sia-sia sampai maksudnya didefinisikan secara jelas.  Karena itu, langkah pertama dalam proses adalah menentukan kebutuhan dan keluaran yang diinginkan.  Penggunaan tenaga , pikiran dan biaya tidak ada manfaatnya sampai manajer HR tahu mengapa data harus dikumpulkan dan apa yang akan dilakukan dengan data tersebut.

Siapa yang Akan Melakukan Analisis Jabatan: Hal kedua yang paling penting dalam analisis jabatan adalah menentukan siapa yang akan melakukannya.  Beberapa perusahaan memilih biar hal itu dilakukan oleh departemen HR sementara yang lain lebih memilih konsultan dari luar perusahaan.  Konsultan analis jabatan mungkin lebih tepat karena menawarkan nasihat, panduan dan metode  yang tidak bias.   Ia tidak ada rasa suka atau tidak suka terhadap seseorang, sehingga diharapkan dapat bertindak adil.

Bagaimana Melakukan Proses: Menentukan dengan cara bagaimana analisis jabatan dilakukan adalah langkah berikutnya.  Suatu pendekatan terencana tentang bagaimana melakukan keseluruhan proses adalah perlu untuk menginvestigasi suatu jabatan spesifik.

Pengambilan Keputusan Strategis:  Kini adalah saatnya untuk membuat keputusan strategis.  Ini adalah tentang memutuskan seberapa jauh keterlibatan karyawan dalam proses, seberapa rinci data dikumpulkan dan dicatat, sumber-sumber data, metode pengumpulan data, pemrosesan informasi dan pemilahan data yang dikumpulkan.

Pelatihan Analis Jabatan: Berikutnya adalah melatih analis tentang bagaimana melakukan proses dan memilih metode untuk pengumpulan dan pencatatan data.

Persiapan Proses Analisis Jabatan: Mengomunikasikannya di dalam organisasi adalah langkah berikutnya.  Para manajer HR perlu mengomunikasikan segala sesuatunya dengan sepantasnya agar karyawan memberikan dukungan penuh terhadap analisis jabatan.  Tahap ini juga termasuk penyiapan dokumen, daftar pertanyaan, wawancara dan formulir umpan balik.

Pengumpulan Data: Berikutnya adalah pengumpulan data terkait dengan jabatan termasuk kualifikasi pendidikan karyawan, keterampilan dan kemampuan yang dipersyaratkan, kondisi kerja, aktivitas jabatan, hirarki pelaporan, ciri kepribadian (traits) manusia  yang dipersyaratkan, tugas dan tanggungjawab dan perilaku karyawan.

Dokumentasi, Verifikasi dan Kajian: Pendokumentasian yang baik dilakukan untuk memverifikasi keaslian data yang dikumpulkan dan kemudian mengkajinya. Ini merupakan  informasi final yang digunakan untuk menggambarkan suatu jabatan tertentu.

Membuat Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan: Kini saatnya memisahkan data yang terkumpul menjadi informasi yang bermakna.  Uraian Jabatan (Job Description) menggambarkan peran, aktivitas, tugas dan tanggungjawab suatu jabatan,  sedangkan Spesifikasi Jabatan (job specification)  adalah pernyataan tentang kualifikasi, pengalaman, ciri kepribadian perseorangan dan keterampilan yang dipersyaratkan untuk mengemban jabatan.

Jadi proses analisis jabatan, membantu mengidentifikasi nilai  suatu jabatan, pemanfaatan talenta manusia semaksimal mungkin, menghapus jabatan yang tidak lagi diperlukan dan menentukan standar pengukuran kinerja yang realistis.  (Eko W)

Sumber/foto : managementstudyguide.com/noop.com.au