Empat Tips Penting Untuk Menghindari Stres Akibat Rapat Online

Empat Tips Penting Untuk Menghindari Stres Akibat Rapat Online

 

Semakin meluasnya pandemi Covid19 ke seluruh dunia, telah menyebabkan banyak negara melakukan kontrol ketat atas interaksi diantara penduduknya. Mulai dari ketika mereka bekerja hingga kepada pengaturan waktu untuk bersosialisasi.

Akibatnya sebagian perusahaan mulai mengkaji ulang sistem kerja mereka yang mengharuskan untuk hadir di kantor dan bertatap muka secara langsung kepada sistem kerja yang fleksibel dan tidak memerlukan kontak fisik. Beberapa diantaranya adalah dengan mengadopsi kemajuan teknologi untuk melakukan rapat hingga kepada kegiatan bertemu klien. Seperti dengan pemakaian Google Meet hingga kepada rapat lewat Zoom.

Namun demikian ternyata kegiatan tersebut juga memberikan dampak negatif kepada sebagian besar karyawan, dan hal tersebut dinyatakan dalam sebuah penelitian yang dilakukan oleh Virtira, sebuah firma konsultan produktivitas perusahaan lewat survey mereka yang berjudul The Webcam Survey – Exhausted or Engaged?

Hasil penelitian tersebut menyatakan bahwa hampir dua pertiga pekerja berusia 18 hingga 24 tahun mengatakan mereka mengalami tekanan mental dan emosional karena terlalu sering menghabiskan waktu di depan webcam selama pandemi COVID-19. Ini belum pernah terjadi sebelumnya dan membuat mereka mengalami stres berkepanjangan.

Sebagian besar dari responden menyebutkan bahwa mereka merasa malu dan tertekan ketika harus melakukan komunikasi via Zoom sepanjang hari di rumah. Sehingga kegiatan mereka bersama keluarga dapat terekspose secara luas diantara teman sekantor.

Menurut Cynthia Watson, CEO Virtira pengusaha perlu mengubah kebijakan mereka dan melakukan percakapan jujur ​​dengan tim mereka tentang berapa banyak pertemuan yang harus mereka lakukan dan bagaimana perasaan mereka tentang pertemuan di video.

“Saat kami beralih ke model kerja hybrid, pertemuan virtual dengan orang lain tidak akan hilang – jadi pemberi kerja memiliki kesempatan untuk membuat kebijakan untuk meningkatkan kesejahteraan mereka secara lebih baik, ”katanya.

Untuk itu dirinya memberikan beberapa tips ketika melakukan kontak dengan rekan kerja ataupun atasan mereka melallui Zoom, ataupun aplikasi produktivitas lainnya. Sehingga istilah kelelahan mental akibat pemakaian Zoom terlalu berlebihan, bisa ditekan serendah mungkin.

1.Membuat grup rapat kecil dan tidak melibatkan banyak peserta.

Pada saat melakukan rapat usahakan tidak terlalu banyak melibatkan peserta, atau apabila terpaksa pada beberapa menit awal bisa dilakukan dalam grup besar untuk kemudian dipecah menjadi kelompok-kelompok yang lebih kecil.

2.Biarkan karyawan utuk memutuskan sendiri kapan saat tampil di depan kamera

Pelatihan dan komunikasi perlu diperkenalkan lebih intens, agar mereka tidak malu ketika tampil di depan kamera dalam sebuah rapat. Janganlah memaksakan kepada karyawan untuk tampil apabila mereka memang belum siap, atau hindarilah utuk mengkritiknya secara langsung ketika pada saat rapat karyawan tidak menyalakan kameranya.

3.Berinteraksi secara informal ketika online

rapat online bukanlah hal yang sakral dan resmi, untuk itu pemimpin rapat bisa melakukan obrolan santai secara online sebelum rapat resmi dilaksanakan. ini akan membuat peserta rapat tidak merasa tertekan ketika harus melakukan presentasi hasil kerja.

4.Meminimalkan peserta dari luar

Mengundang orang lain untuk hadir dalam rapat memang sudah biasa dilakukan dalam sebuah rapat dengan klien, namun dalam rapat online sebaiknya perlu membatasi keterlibatan peserta dari luar. Sehingga tidak perlu menghabiskan waktu dan produktivitas dan kita bisa menginvestasikan dalam catatan rapat yang baik dengan rekaman rapat yang tersedia.

Sumber/foto : hrmasiamedia.com/magazine.job-like.com